1. Doel

The European landowners Organization, hierna “ELO” genaamd, met maatschappelijke zetel te 1040 Brussel, Trierstraat 67, organiseert van 23 mei tot 31 oktober 2018 de “Baillet Latour Boom van het Jaar 2018” wedstrijd.

De winnaar van de wedstrijd Baillet Latour Boom van het Jaar 2018 zal als kandidaat worden voorgedragen voor de wedstrijd Europese Boom van het Jaar (European Tree of the Year) 2019. Deze werd in 2002 in Tsjechië door de Nadace Partnerství vereniging opgezet en wordt sinds 2011 op Europees niveau door de Environmental Partnership Association, hierna “EPA” genoemd, georganiseerd. 

De Baillet Latour Boom van het Jaar wedstrijd bekroont elk jaar een enkele boom uit België bij wijze van een verkiezing door het grote publiek en een evaluatie door een onafhankelijke jury, jaarlijks afwisselend samengesteld door de Stichting Behoud Natuur en Leefmilieu Vlaanderen v.z.w. (hierna “SBNL-V” genoemd) en de Fondation wallonne pour la Protection des Habitats a.s.b.l. Elk jaar wordt afwisselend een Baillet Latour Boom van het Jaar verkozen vanuit Vlaanderen of vanuit Wallonië, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest op alternatieve wijze deel uit makend van beide selecties. De hoofdsponsor van deze wedstrijd is het Fonds Baillet Latour.

De Vlaamse editie van de verkiezing in 2018 wordt georganiseerd door SBNL-V, in samenwerking met ELO, Agentschap voor Natuur en Bos , Landelijk Vlaanderen, de Bosgroepen, de Koninklijke Belgische Bosbouwmaatschappij en Bos+.

2. Kandidatuur

Deelname aan de wedstrijd is gratis.

De prijs beloont een enkele boom gelegen in België.

De verkiezing van winnaar van de wedstrijd Baillet Latour Boom van het Jaar, die eveneens de Belgische kandidaat voor de wedstrijd Europese Tree of the Year van het daarop volgende jaar zal zijn, vindt jaarlijks afwisselend plaats in Vlaanderen of Wallonië. De kandidaturen voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest mogen elk jaar ingediend worden.

Ieder persoon, vereniging, gemeente, bedrijf of andere groepering is vrij om zijn of haar kandidaat-boom te nomineren. In het geval dat de boom zich op het terrein van een private eigenaar bevindt moet eerst het akkoord van deze eigenaar worden bekomen alvorens een kandidatuur in te dienen en in die hoedanigheid erkend te worden.

De boom moet zichtbaar zijn vanaf de openbare weg.

Een kandidaat-boom kan slechts éénmaal genomineerd worden. Bij meerdere kandidaatstellingen van dezelfde boom zal de eerste inzender als indiener weerhouden worden.

Een boom die in vorige edities van de wedstrijd de prijs reeds verkregen heeft, kan niet opnieuw als kandidaat voorgedragen worden.

Uit alle genomineerde kandidaat-bomen zal een professionele jury, benoemd door SBNL-V voor de editie 2018 van de wedstrijd, een selectie maken en één kandidaat per Vlaamse provincie uitkiezen als laureaat, tezamen met één laureaat vanuit het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Deze vormen de provinciale laureaten.

De provinciale laureaat met de meeste stemmen zal gekozen worden tot de Baillet Latour Boom van het Jaar 2018 en zal ingediend worden als de Belgische kandidaat voor de Europese Tree of the Year 2019 wedstrijd.

Na bekendmaking van de provinciale laureaten door de jury, zal een stemming door het grote publiek gehouden worden om uit de zes laureaten via de website www.boomvanhetjaar.be en/of www.arbredelannee.be één winnaar te verkiezen.

De boom met de meeste stemmen zal tot Baillet Latour Boom van het Jaar 2018 verkozen worden en wordt de Belgische Laureaat voor de Europese Boom van het Jaar 2019.

De vordering van de stemmen voor de verschilende kandidaten wordt openbaar gemaakt. Echter, om de wedstrijd te dynamiseren, zal het aantal behaalde stemmen tijdens de laatste week van de verkiezing geheim gehouden worden.

3. Selectiecriteria

Iedere boom in Vlaanderen en in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kan genomineerd worden voor de Baillet Latour Boom van het Jaar 2018 wedstrijd, met uitzondering van de bomen die de vorige jaren de prijs hebben verkregen.

Het overwegende criterium voor de wedstrijd is het verhaal achter de boom. Daarenboven zal de jury zich eveneens laten inspireren door het karakter en de esthetiek van de boom, zijn plaats in de omgeving, in de gemeenschap en het lokale leven (zijn culturele, sociale, symbolische waarde, enz.). De ecologische functie van de boom zal ook in overweging worden genomen.

De jury zal alleen genomineerde bomen onderzoeken waarvan de kandidaturen ontvangen zijn via de websites www.boomvanhetjaar.be en/of www.arbredelannee.be. 

Om als genomineerde boom in aanmerking te komen als kandidaat moet aan elk van de criteria en vragen op de nominatiepagina een antwoord gegeven worden.

4. Procedure en Tijdsschema

Tijdens de periode van 23 april tot 15 juli 2018 om middernacht, kan eenieder zijn of haar nominatie via de website www.boomvanhetjaar.be en/of www.arbredelannee.be indienen. 

De jury van de wedstrijd houdt zijn beraadslagingen en zal een laureaat per Vlaamse provincie, alsook een laureaat voor het Brussels Hoofdstedelijk gewest selecteren. Deze zes laureaten zullen uiterlijk op 4 augustus op de websites www.boomvanhetjaar.be en/of www.arbredelannee.be bekend gemaakt worden.  

Tussen 20 juli en 1 augustus zal een professionele fotograaf de zes provinciale kandidaten die voor de stemming door het publiek werden weerhouden fotograferen, om de gelijkwaardigheid in kwaliteit van de foto’s van de bomen die aan het publiek worden voorgesteld te garanderen. Deze foto’s zullen worden gebruikt voor de stemming door het grote publiek en kunnen verder door SBNL-V, haar sponsor en partners voor evenementen worden gebruikt.

Vanaf de bekendmaking van de laureaten en tot 10 oktober om middernacht, kan men op de website zijn stem uitbrengen om de nationale winnaar te verkiezen.

Op 15 oktober zal de nationale winnaar bekend gemaakt worden. Voor het einde van de maand oktober volgt een officiële ceremonie bij de winnaar. 

5. Prijs

Dankzij de sponsor, het Fonds Baillet Latour, ontvangt de winnaar van de wedstrijd een prijs ter waarde van 2500 € (tweeduizend vijfhonderd euro), desnoods verdeeld tussen de indiener en de eigenaar zoals besloten zal worden door de jury. De prijs is bestemd voor de verzorging en opwaardering van de boom, bijvoorbeeld bij wijze van:

• verzorging door een professionele boomdeskundige,
• inrichting van de omgeving van de boom,
• promotie van de boom bij de lokale bevolking,
• aanmaken van een brochure of folder die de erfgoedwaarden van de boom promoten,
• …

De laureaat zal de goede aanwending van de prijs moeten aantonen.

De indieners en/of eigenaars van de winnende boom krijgen een gratis opleidingsdag door een van de specialisten van Inverde, het forum voor groenexpertise. Zij mogen uit het standaardaanbod van Inverde vrij een bomenopleiding kiezen. De mogelijkheden zijn eindeloos: aanplanten van bomen, begeleidingssnoei, het beheer van veteraanbomen, wat met zieke bomen?, … Afhankelijk van het thema kunnen 6 tot wel 20 personen deelnemen. Datum, locatie en invulling zijn in samenspraak vast te leggen.

Brochures, folders, andere documenten en promotiemateriaal (ook digitaal) moeten SBNL-V, EPA en het Fonds Baillet Latour vermelden. 

De laureaat krijgt een erkenningsbord met de vermelding “Baillet Latour Boom van het Jaar 2018” die bij de boom tentoongesteld moet worden.

6. Jury

SBNL-V heeft als opdracht een onafhankelijke jury samen te stellen. Deze jury bestudeert alle kandidaten en selecteert één boom per Vlaamse provincie tesamen met één boom voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in totaal 6 bomen.

De jury stelt zijn huishoudelijk reglement op, alsook een evaluatierooster.

De bomen die door de jury van SBNL-V geselecteerd worden, maken vervolgens de laureaten uit voor de verkiezing door het publiek. De beslissingen van de jury, die niet gemotiveerd moeten worden, zijn soeverein en er is geen beroep mogelijk.

.

 7. Stemming

Bij de publieke stemming voor de winnaar van de wedstrijd Baillet Latour Boom van het Jaar telt de organisatie één geldige stem per geldig opgegeven emailadres.

Bij vermoeden van manipulatie van stemmen of andere vormen van fraude behoudt de organisatie het recht om deze stemmen als niet geldig te verklaren. Tegen dergelijke verklaring is geen beroep mogelijk.

 8. Intellectueel eigendom

De indieners van een kandidaat-boom verklaren dat zij ofwel de auteurs zijn van de foto(s) van de genomineerde boom, ofwel dat zij het recht hebben verkregen van de originele auteur om van deze foto openbaar gebruik te maken.

De organisatie van de wedstrijd Baillet Latour Boom van het Jaar respecteert het auteursrecht van de foto(s) en ander materiaal betreffende de genomineerde boom en zal, wanneer vereist, de naam van de fotograaf citeren op de foto(s), zou(den) deze op de websites www.boomvanhetjaar.be en/of www.arbredelannee.be verschijnen.

De indiener(s) verlenen aldus aan de organisatie, gratis en zonder enige verplichting, de rechten van de foto’s, zowel voor reproductie, digitaal en analoog gebruik en voor alle andere doeleinden van communicatie en inlichting van het grote publiek, en dit zowel tijdens als na afloop van de wedstrijd. 

9. Promotie van de Wedstrijd

De indiener(s) van een genomineerde boom geven hun toestemming aan de organisatie om gebruik mag maken van zijn of haar naam, om tijdens de duur van de wedstrijd, de wedstrijd zelf en de kandidaten te promoten, en dit gebeurt in overeenstemming met artikel 8 van dit reglement.

Tijdens de verkiezingsperiode is iedere deelnemer uitgenodigd om te participeren aan de promotie van de wedstrijd om het publiek tot stemming aan te zetten. In elke vorm van communicatie moet de kandidaat SBNL-V als organisator van de wedstrijd vermelden, alsook het Fonds Baillet Latour als sponsor.

10. Persoonlijke gegevens

Door deelname aan de wedstrijd stemt de deelnemer in met het verwerken van de persoonlijke gegevens die voor de inschrijving gevraagd worden. Het gebruik van de persoonlijke gegevens (email, contact informatie, …) die aan SBNL-V (verantwoordelijk voor de behandeling van de gegevens) werden opgegeven bij de inschrijving, zijn onmisbaar voor het goede verloop van de wedstrijd.

Ter gelegenheid van de nominatie van een kandidaat of bij de stemming geven de indieners van kandidaturen de toestemming aan SBNL-V om deze gegevens te gebruiken. De deelnemers aan de wedstrijd kunnen op ieder moment van de wedstrijd aan SBNL-V toegang vragen tot hun persoonlijke gegevens en kunnen steeds wijzigingen of de verwijdering ervan aanvragen.

De persoonlijke gegevens van deelnemers worden aan derden niet meegedeeld, met uitzondering van de gegevens van de Belgische kandidaat die voor de wedstrijd European Tree of the Year geselectioneerd werd. Deze gegevens worden aan de organisatoren van deze wedstrijd doorgegeven.

De persoonlijke gegevens van de deelnemers worden 10 jaar lang bewaard. Elke deelnemer kan steeds, wat de verwerking van zijn persoonlijke gegevens betreft, een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

11. Verantwoordelijkheden van de organisatie

Deelname aan de Baillet Latour Boom van het Jaar wedstrijd geschiedt via het internet; dit betekent dat alle deelnemers, indieners en stemmers het karakter en de grenzen van het internet erkennen, voornamelijk in de zin van mogelijke onbereikbaarheid van de website, het uitvallen van technische elementen, de eventuele traagheid in het beantwoorden van vragen, en algemene risico’s zoals virus-besmetting en dergelijke die ook voorkomen in het dagelijks gebruik van het internet.

In gevolg hiervan is de organisatie in geen geval verantwoordelijk voor, onder andere:

• -informatie verspreid door derde partijen,
• -de overdracht van data,
• -de capaciteit van het netwerk,
• -eventuele storingen in de server,
• -eventueel falen of storingen van telefoon- of internetkabels,
• -verlies van gegevens,
• -eventuele gevolgen van virussen of bugs,
• -enige en alle falen van technische elementen die deelname aan de wedstrijd verhinderen.

Deze lijst is niet uitputtend.

De wedstrijd mag onderbroken, gestopt of veranderd worden wanneer zaken die niet onder de directe controle van de organisatie resteren de normale gang van zaken onderbreken; hieronder wordt o.a. rekening gehouden en met hacking, illegale overname van de website(s) enz.

Mocht de wedstrijd onderbroken, gestopt of veranderd worden wegens bovenstaande redenen dan zal de organisatie niet aansprakelijk zijn.

De organisatie behoudt zich ten alle tijden het recht voor om de periode van participatie te verlengen.

 12. Toepassing van het Reglement

Deelname aan deze wedstrijd, zowel als indiener(s) of als stemmer(s), betekent dat de deelnemer(s) de inhoud van het gehele reglement zonder enige vorm van voorbehoud accepteert (accepteren).

edere controverse of vordering met betrekking tot dit reglement dient op schrift ingediend te worden bij de organisatie en komt niet langer in aanmerking wanneer deze later dan een maand na het einde van de wedstrijd ontvangen wordt.

De organisatie behoud het recht, indien van toepassing, om juridische stappen te ondernemen in geval van overtreding van het reglement.